Melhoria contínua na sua empresa?

Venho te enviando e-mails sobre

gestão há um tempo... Alguns sobre pessoas, outros sobre indicadores, métricas,

fidelização de clientes, precificação... Gestão é um assunto que eu amo, e que

é interminável, não importa o quanto você estude, sempre tem algo novo.

Com a infinidade de temas, fico

semanalmente tentando me colocar no seu lugar, pensando quais são os principais

desafios da sua semana, e qual seria o assunto que após você ler pensaria...

“UAU, GRATIDÃO, ME AJUDOU MUITO”

Essa semana resolvi falar sobre

uma metodologia de gestão e melhoria contínua, processos sempre são

desafiadores, criar e dar manutenção neles é um desafio constante de todos os

gestores. Visando o seu “UAU” hoje falarei sobre uma metodologia

superficialmente muito conhecida, o PDCA, mas que poucas pessoas sabem de fato

aplica-lo e eu quero te dar um modelo prático de como fazer o obter bons

resultados.

PDCA

Esse é o esquema do PDCA que eu mais gosto, é simples,

direto e tem ENTREGA!!! Vamos lá, eu vou te explicar ponto a ponto.

O P vem de PLAN (Planejar)

Na etapa do Planejamento, você precisa fazer basicamente 3

coisas.

1. Localizar Oportunidades

Problema = Oportunidade

Aqui você precisa definir qual

problema você quer atacar, para isso você pode utilizar alguns métodos, vou

falar brevemente sobre dois. Os dados podem te ajudar a encontrar essas

oportunidades, basta analisa-los para encontrar os desvios, as coisas que

acontecem com maior frequência, e o que mais impactam nos resultados. Outra

forma é fazendo análise do ambiente, interno (conversando com as pessoas

envolvidas no processo) e externo (analisando as boas práticas das empresas

concorrentes e similares).

      2. Definir Meta

 Você precisa definir onde você quer chegar,

definir meta é definir o resultado esperado. Para isso, é necessário definir os

indicadores que dirão se você chegou ou não no resultado esperado. (Poderia

escrever um artigo só sobre definição de metas, mas como não é o foco desse,

vou passar por aqui superficialmente, quem sabe nos próximos aprofundo nisso

rsrs)

      3. Definir Método

Método = Meta + Hodos (caminho)

ou seja, definir o método é definir o caminho para a meta. Qual será a

sequência de ações para alcançar o objetivo. É de fato definir o passo a passo

a ser seguido para que a meta seja batida.

O D vem de DO (Executar)

A execução também pode ser

dividida em 3 passos simples.

1. Educar e Treinar

As pessoas precisam estar

preparadas para a executar o método e percorrer o caminho. Então o primeiro

passo da execução é garantir que as pessoas envolvidas estejam capacitadas para

realizar o que está sendo proposto. Se o time já está preparado, ótimo!! Se não

está, para não ter retrabalho é preciso garantir que todos tenham as

habilidades necessárias para executar o método.

      2. Executar

Etapa crucial do PDCA é a

execução. Executar é de fato percorrer o caminho que foi planejado, essa é a

hora de botar a mão na massa, nessa fase do PDCA já localizamos a oportunidade,

já definimos a meta, o método e garantimos que o time tem as habilidades

necessárias para percorrer o caminho, agora é de fato percorrer.

      3. Coletar Dados

Durante a execução é crucial que

você colete os dados referentes ao projeto ou processo que você está

executando. É crucial porque você precisa ter informações para entender se seu

método está te levando para o lugar que você quer ir, e é isso que vai dar base

para a próxima letra do PDCA o C.

O C vem de Check (Checar)

Checar é uma etapa bastante

simples, nessa etapa você precisa comparar a Meta x Resultado. É bastante

simples, basta comparar “Onde deveria estar” x “Onde estou”. Comparando o

resultado realizado com a meta você vai conseguir entender se o projeto ou

processo está dando ou não o resultado esperado, conseguirá ter uma visão se

você está adiantado ou atrasado, se precisa acelerar, se está com folga, se o

plano está dando certo ou não. Após ter clareza nisso, você vai para a última letra

do PDCA.

O A vem de Action (Agir)

 Temos 2 tipos de ações possíveis no meio do

PDCA e 2 ações possíveis em seu fim.

Durante o PDCA as ações possíveis

são:

1. Ações Preventivas: Você deve tomar ações

preventivas quando “você está onde deveria estar”, ou seja, quando a execução

do método está de acordo com o esperado... O trem está nos trilhos, você

precisa ter ações preventivas para garantir que ele não saia.

2. Ações Corretivas: Você deve tomar ações

corretivas quando você não está batendo a meta, ou seja, não está conseguindo

executar o método como previsto no Planejamento. O resultado realizado é aquém

da meta, e a ação preventiva vem para corrigir os erros com o intuito de

garantir que a meta seja batida.

Ao fim da metodologia temos mais duas

possíveis ações. E para definir qual das duas tomar, basta se perguntar “A meta

foi atingida?” 

Se a resposta for “Sim” o método deve ser padronizado. Entendemos que esse

caminho percorrido é um caminho eficiente e ele é o novo padrão.

Se a resposta for “Não” a ação

tomada é rodar o PDCA de novo. A meta foi mal definida, o método utilizado não

foi o suficiente para alcançar a meta, a execução não foi competente... Algo

deu errado e fez com que a meta não seja batida, deve-se avaliar os erros

cometidos e rodar o PDCA de novo.

Semana que vem vou falar sobre

uma metodologia complementar o PDCA o SDCA, essa metodologia é bem menos

conhecida mas também muito útil e combinada com o PDCA pode gerar grandes

resultados na sua empresa.

Até lá!