Gerindo Seu Tempo Com a Matriz de Eisenhower

Você está sempre ocupado? Não consegue fazer tudo que gostaria? Tem sempre mil coisas pra fazer? Não consegue abrir um espaço na sua agenda? Então você precisa repensar a forma como está gerindo o seu tempo!

Já foi demonstrado por pesquisas que as tomadas de decisão estão intimamente ligadas com suas emoções. Isso significa que o humor do momento pode determinar qual a definição a ser seguida. Desta forma, o stress e a ansiedade desencadeados pela grande quantidade de coisas a fazer podem acabar impedindo uma decisão. Com isso a pessoa se sente travada, consegue cumprir cada vez menos suas obrigações o que por sua vez gera ainda mais problemas emocionais. Muitos acabam se sentindo presos dentro deste ciclo.

Muitas vezes existe um receio na hora de tomar a decisão correta na hora de priorizar. Isto precisa ser superado e existem algumas ferramentas que podem ajudar. Uma delas é a Matriz de Einsenhower. Ela foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos (que com certeza precisava gerenciar muito bem o seu tempo) e auxilia a priorizar as tarefas urgentes e importantes e auxilia a evitar microgerenciamentos com tarefas pequenas, sem importância e que não irão gerar valor algum.

Como funciona?

O princípio de funcionamento da matriz é a segmentação para priorização das tarefas. Desta forma, estas devem ser encaixadas em um dos quatro quadrantes da matriz abaixo conforme urgência e importância.

A urgência (ou não) deve ser avaliada considerando-se o prazo de realização de cada tarefa. Quanto mais curto o prazo, mais urgente ela é. Já a importância deve ser definida considerando-se o impacto da sua realização.

Apresentação dos quadrantes

Quadrante 01

No primeiro quadrante devem ser colocadas as tarefas que são urgentes e importantes. Dessa forma, o que for colocado neste quadro deve ser priorizado. Portanto, “Faça Agora”.

Quadrante 02

No segundo quadrante devem ser colocadas as tarefas que são importantes mas não são urgentes. Estas tarefas precisarão ser feitas em algum momento, e se a sua realização for sendo postergada acabarão se tornando urgentes e migrando para o Quadrante 01. Para que isso não aconteça, deverá ser planejado o momento em que

serão feitas. Aproveite que ainda tem tempo hábil para se programar da melhor maneira. Portanto, “Agende”.

Quadrante 03

No terceiro quadrante devem ser colocadas as tarefas que são urgentes porém não são importantes. Estas tarefas tem um curto prazo para serem realizadas porém não são importantes. Um exemplo é responder e-mails. Muitas vezes pode-se passar horas respondendo e-mails sem que isso realmente traga grandes impactos (dependendo

do assunto). Entretanto, precisa ser feita com rapidez, para que a pessoa que enviou não fique muito tempo esperando. No caso de um cliente, por exemplo, pode ser apenas uma pequena dúvida que ele tinha, porém se não for respondida com rapidez pode gerar um atrito no relacionamento. Para o que está encaixado neste quadrante, é importante conseguir desapegar e delegar estas tarefas, para que realmente haja tempo de priorizar os Quadrantes 01 e 02. Portanto, “Delegue”.

Quadrante 04

No quarto e último quadrante devem ser colocadas as tarefas que não são urgentes e nem importantes. Quando se para pra pensar, pode-se perceber que muitas das coisas que são feitas não são nem urgentes nem importantes. Um exemplo: Um líder que dedica seu tempo a cada semestre para analisar os minutos de atraso de cada um dos integrantes de sua equipe. Pode-se considerar que isso não é urgente, pois se ele deixar de fazer não haverá impacto significativo (considerando-se que ele não seja o responsável pela folha de pagamento e deduções). Com relação à importância, não seria muito mais benéfico avaliar diretamente os resultados alcançados? Certamente a análise de resultados já é algo que ele irá fazer. Sendo assim, não há necessidade de utilizar o seu valioso tempo para realizar uma tarefa como esta. Para as tarefas deste quadrante, simplesmente “Não Faça”.

Matriz de Eisenhower

Temos então na figura acima a Matriz de Eisenhower completa, considerando-se as segmentações para cada tipo de tarefa e também as ações a serem tomadas para cada um dos quadrantes. Como benefícios, ela pode trazer uma maior clareza e organização das atividades, auxiliando assim para uma tomada de decisão mais assertiva e favorecendo a razão em detrimento da emoção, o que faz com que a priorização seja mais eficaz.

A partir de uma melhor priorização, pode-se efetivamente melhorar os índices de produtividade.