Defina metas inteligentes!

Nas últimas semanas falamos um pouco sobre processos e padrões com as metodologias PDCA e SDCA, e um dos pontos importantes de você definir um processo de melhoria é definir uma meta de onde você quer chegar.

E não só de um processo em específico, mas para que uma empresa faça a gestão do seu negócio, ela precisa ter uma meta bem definida! Pois para alguém que não sabe onde quer chegar, qualquer lugar está bom, certo? Ter claro uma meta para você e para a sua equipe é o que torna a sua missão em sucesso!

Você já ouviu aquela frase: “Quem não mensura não gerencia”? Ela explica exatamente o porquê a meta existe, para que você gerencie a eficiência dos seus processos e da sua equipe. A meta não é feita apenas para se comemorar quando é batida, mas para medir a eficiência da sua empresa. 

Sua equipe bateu a meta? Muito bom! Esse é o caminho certo a ser seguido. Mas poxa, teve um mês que não foi batida, você vai seguir em frente e torcer para que o próximo mês seja diferente? NÃO! Você vai estudar o que teve de gargalo e traçar estratégias de melhora para o próximo mês. Para isso existe a meta. 

Com certeza você também já ouviu falar que a meta deve ser realista! Deve estar condizente com a capacidade da sua empresa, o mercado, as oportunidades, os clientes, etc.. Muitas variáveis ao mesmo tempo, certo?

Por isso eu trouxe um formato diferente e simples para definir uma meta, o método de Lacunas. Esse método vai levar em consideração um benchmark interno da sua empresa. Não é necessário fazer análise de tendências e projeções do mercado, ela busca atingir o ótimo do seu próprio processo interno.

Legal né? Então vamos lá, vou te explicar como funciona com um exemplo que passa no cotidiano.

O método de lacunas numa padaria

Pense que o seu objetivo é definir uma meta para a produção de pães por um padeiro no horário de pico da padaria, entre às 6 e 9 horas da manhã. Sabemos que esse pão não pode estar pronto muito antes, pois pode ficar frio, e nem depois, pois já passou do horário.

A sua padaria no mês de Junho teve uma média de 1200 pães, que foram feitos por quatro diferentes padeiros. O padeiro que produziu mais, teve uma média de 600 pães, e a média de todos os padeiros foi de 400 pães, 

Se o seu objetivo é produzir mais, perceba que existe uma lacuna de 200 pães da média para o melhor. Pensando em quatro padeiros, há uma lacuna de 600 pães por dia no horário de pico. O que deve ser feito agora é estudar quais são as técnicas e métodos utilizadas pelo padeiro mais produtivo, para que seja aplicada aos outros também! 

Além disso, sabemos que os outros não irão atingir o mesmo nível em apenas um dia, é necessário definir em quanto tempo conseguiria atingir esse projeto de melhoria. Vamos colocar que a melhoria será atingida em 4 meses.

O diferencial dessa metodologia é que ela leva em conta apenas a sua força organizacional e que pode ser aplicada para diferentes tipos de metas: venda de uma empresa, produção, etc.

Além da meta ser realista para a empresa, é importante que ela seja uma meta SMART! Ser específica (Specific), mensurável (Measurable), atingível (Attainable), realista (Realistic) e temporizável (Time bound).  Ou seja, ela vai de acordo com as boas práticas na construção de indicadores e objetivos estratégicos.

Vamos colocar na prática uma meta SMART? 

Específica (S): 

A meta precisa ser clara para todos os envolvidos. “Aumentar a produção de pães” é uma meta específica? Acredito que quando o padeiro ouvir essa meta, milhões de perguntas vão aparecer em sua cabeça e ele não saberá por onde começar, então não é específica. 

Ele precisa ter clareza, o que você quer alcançar com essa meta; quem são os responsáveis; onde ela deve ser realizada; como ela vai ser conquistada; e porque ela deve ser seguida.

Por exemplo: “Desejamos aumentar a produção de pães diária para 600 pães por padeiro, no período entre 6 e 9 horas da manhã”. Ou seja, ela responde todas as questões acima.

Mensurável (M):

Pensando no exemplo acima, se na sua padaria vocês apenas definiram que precisam aumentar a produção de pães para atender aos seus clientes, mas não definiram o quanto, se você produzir dez pães a mais, você atenderia à sua demanda?

Por isso definir que o aumento será de 600 pães por padeiro, em quatro meses, é o correto. Você tem qual é o resultado esperado e em quatro meses saberá se a sua meta foi atingida ou não, e caso não tenha sido, buscar os gargalos os quais te impediram.

Atingível (A):

Alguma vez você já tentou atingir um resultado acima da sua capacidade, você não conseguiu e isso te deixou frustrado? Então pense na sua empresa, colocar um número para os seus colaboradores, acima de suas capacidades e eles trabalharem muito e não conseguirem atingir, isso acabaria desmotivando a sua equipe.

Sendo assim, a sua meta precisa ser atingível, ela deve ser um acordo entre vocês, não uma meta imposta para eles. Eles devem acreditar junto com você que a meta é possível! Para isso, ela deve estar de acordo com seus resultados históricos. A metodologia de lacunas calcula essa meta exatamente com base no que foi atingido por seus colaboradores antes, tornando-se uma meta atingível.

Relevante (R):

Para que a equipe se sinta motivada com a meta, é preciso que ela seja relevante, eles precisam entender como o atingimento da meta impacta no negócio. A meta atinge qual indicador? Ele é importante para o negócio?

Nesse caso, aumentando a produção de pães no horário de pico, aumenta o número de vendas, e fidelidade dos clientes, fazendo com que eles comprem mais e voltem sempre. Quando o cliente sabe que encontrará pão no horário em que ele busca, ele sempre voltará nessa padaria.

Temporal (T):

A meta deve ter prazo! Queremos aumentar a produção de pães. Mas quando? Temos um mês? Dois anos? Entender que a meta de aumentar a produção de pães por padeiro em quatro meses, temos claro que a cada dia precisa ser melhor, porque tem um tempo final em que deve ser atingida.

E como ficou a nossa meta SMART, calculada com base na metodologia de Lacunas?

Queremos aumentar a produção para 600 pães por padeiro por dia no horário de pico entre às 6 e 9 horas da manhã, dentro de 4 meses.

Essa é uma meta que cumpre com todos os nossos objetivos listados acima e que o padeiro saberá por onde começar, entende o que ele deve atingir e vai em busca disso.

Agora você está pronto para aplicar uma definição de meta efetiva na sua empresa! Conte comigo para ajudar nesse processo.